Систематизация бизнеса
«Сначала выстроите процесс, затем автоматизируйте.
Автоматизировать хаос — худшее решение.»

Илон Маск

Explore

Систематизация бизнеса —

это процесс приведения компании к состоянию, когда все её процессы, роли и ресурсы организованы в единую, прозрачную и управляемую систему.

Цель систематизации:
  • Убрать хаос, зависимость от отдельных людей, случайность решений;
  • Создать понятные правила, инструкции, регламенты;
  • Выстроить логику работы компании так, чтобы она предсказуемо воспроизводила результат.

  • Проще: систематизация — это “сначала порядок, потом скорость”

Learn more
Зачем нужна систематизация:
We strive to take into account all the needs and wishes of our clients, developing unique solutions for each case.
Learn more
  • Для собственника и топов:
    • Возможность отойти от операционки → бизнес не рушится без их присутствия.
    • Контроль и прозрачность → видно, что происходит.
    • Подготовка к масштабированию → филиалы, новые продукты, франшиза.
  • Для сотрудников:
    • Понятные роли и задачи.
    • Минимум конфликтов и дублирования.
    • Возможность работать по стандартам.
  • Для компании:
    • Снижение ошибок, экономия времени.
    • Единая база знаний и процессов.
    • Возможность автоматизации и внедрения ИИ без “костылей”.
Что включает систематизация бизнеса
Основные элементы:
  • Организационная структура
    • Кто за что отвечает (роли, зоны ответственности, RACI).
    • Департаменты и их функции.
  • Бизнес-процессы
    • Карта процессов (SIPOC, блок-схемы).
    • Описание ключевых процессов: продажи, производство, финансы, HR, маркетинг, сервис.
  • Регламенты и инструкции
    • Пошаговое описание, как выполняются задачи.
    • Документы, шаблоны, чек-листы.
  • Система показателей (KPI/OKR)
    • North Star Metric + KPI-дерево.
    • Метрики для каждого процесса и роли.
  • Система коммуникации и управления
    • Регулярные встречи (еженедельно, ежемесячно).
    • Каналы связи (CRM, мессенджеры, корпоративные порталы).
  • Документооборот и база знаний
    • Централизованное хранение информации.
    • Прозрачность доступа.
  • Технологии / инструменты
    • CRM, ERP, таск-менеджеры.
    • BI-аналитика.
  • Корпоративная культура
    • Ценности, которые разделяет команда.
    • Правила взаимодействия и поведения внутри компании.
    • Система мотивации и вовлечения сотрудников.
  • Отдел контроля качества
    • Проверка процессов и результатов на соответствие стандартам.
    • Система обратной связи для устранения ошибок.
    • Постоянное улучшение продуктов и сервисов.
Этапы систематизации бизнеса
Систематизация бизнеса — это не только последовательные шаги, но и процессы, которые идут параллельно.
Один из таких этапов - формирование корпоративной культуры: она объединяет команду и делает систему живой.
Этап 1. Диагностика
Этап 1. Диагностика
  • Сбор информации: интервью, наблюдения, анализ текущих процессов.
  • Определение узких мест: дублирование, потери времени, ручные операции.
  • Картина “как есть” (AS-IS).
Параллельно: первые шаги в оценке корпоративной культуры (ценности, стиль управления, вовлечённость).
Этап 2. Проектирование
Этап 2. Проектирование
  • Разработка оргструктуры (чёткие роли и зоны ответственности).
  • Карта процессов “как должно быть” (TO-BE).
  • Выстраивание KPI-системы.
Параллельно: формирование основ корпоративной культуры — миссия, ценности, правила взаимодействия.
Этап 3. Регламентация
Этап 3. Регламентация
  • Создание инструкций, регламентов, шаблонов.
  • Формирование базы знаний.
Параллельно: оформление культуры в правила, кодекс, форматы общения.
Этап 4.
Внедрение
Этап 4.
Внедрение
  • Настройка управленческих циклов (встречи, отчёты, контроль).
  • Обучение сотрудников.
  • Подключение инструментов (CRM, таск-менеджеры).
Параллельно: внедрение культурных практик — ритуалы, стандарты коммуникации, вовлечение команды.
Этап 5.
Контроль качества
Этап 5.
Контроль качества
  • Настройка системы проверки процессов и результатов.
  • Мониторинг выполнения стандартов и KPI.
  • Сбор обратной связи для постоянного улучшения.
Поддержка культуры качества: вовлечение сотрудников в улучшения, открытая обратная связь.
Этап 6. Автоматизация
Этап 6. Автоматизация
  • Перевод регламентов в CRM/ERP.
  • Построение автоматизированных воронок и процессов.
  • Интеграции и ИИ.
Этап 7. Масштабирование
Этап 7. Масштабирование
  • Запуск филиалов, новых направлений.
  • Франшиза.
  • Стандартизация работы на новых рынках.
Корпоративная культура становится связующим элементом: сохраняет идентичность при росте.
Download schedule
Нюансы и подводные камни
Систематизация бизнеса никогда не идёт идеально гладко — это нормально для любой компании. Важно понимать: сопротивление и ошибки неизбежны, но при правильном подходе они становятся лишь временными препятствиями. Главное — стоять на своём, держать курс и шаг за шагом выстраивать систему.
Сопротивление сотрудников
Люди боятся, что “их заменят” или “будет слишком строго”. Нужно показывать выгоду и вовлекать.
Недостаток документации
Многие компании не фиксируют даже простые регламенты, и всё держится в голове сотрудников.
Переусложнение
Частая ошибка — строить “идеальную” схему, которая не работает в реальности. Важно балансировать.
Отсутствие лидера изменений
Без поддержки собственника систематизация превращается в “бумажный проект”.
Скачок сразу в автоматизацию
Компании хотят “роботов и ИИ”, но без порядка процессы превращаются в автоматизированный хаос.
Связь с автоматизацией и ИИ
Систематизация → Автоматизация → ИИ
  • Если процессы не описаны, регламентов нет, KPI не определены → автоматизация только ускоряет хаос.
  • Сначала фиксируем логику, потом переносим её в систему, затем подключаем роботов/ИИ.
  • Пример: если в продажах нет регламента, CRM не поможет; если CRM внедрена хаотично, ИИ-чат-бот будет давать странные ответы.
Made on
Tilda